Групповые операции с документами в «Баланс-2W»
Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»
При подготовке отчетности могут возникать ситуации, когда налогоплательщикам, имеющим филиалы и обособленные подразделения, необходимо единовременно обработать несколько десятков или даже сотен документов. Программы подготовки отчетности и электронного документооборота позволяют работать с несколькими сотнями типов и большим количеством экземпляров таких документов.
В этой связи возникают задачи:
- найти нужную отчетную форму,
- найти необходимые документы,
- обеспечить работу с группой отобранных документов.
Программа «Баланс-2W» предоставляет различные способы формирования набора документов для проведения групповых операций, применимые в зависимости от конкретной ситуации пользователя:
- поиск и отбор документов,
- работа с портфелем документов,
- окно с группой деклараций обособленных подразделений по налогу на прибыль.
Для осуществления групповых операций с документами в программе «Баланс-2W» предусмотрена возможность выполнять:
- групповое изменение их статусов и указание лиц, подписывающих документы,
- групповое формирование и выгрузка файлов отчетов на диск,
- групповое подписание и отправка их по телекоммуникационным каналам связи.
Поиск документов
Крупным организациям, представляющим отчетность за большое количество обособленных подразделений, полезно воспользоваться возможностями режима «Поиск документов», доступного из меню «Вид». Поиск позволяет отбирать отчетные документы по различным критериям: по наименованию документа, КНД, периоду отчетности и др. В том числе, имеется возможность отбора документов по всем обособленным подразделениям налогоплательщика с учетом заданных критериев.
Для проведения групповых операций необходимо выбрать те документы, с которыми требуется провести операцию. Выбор осуществляется левой кнопкой мыши при удержании клавиши Ctrl. Выбранные документы будут выделяться цветом.
С выбранными путем выделения кнопками мыши документами можно выполнять групповые операции, доступные на панели инструментов окна «Найденные документы».
Также обращаем внимание, что в программе «Баланс-2W» имеется второй режим поиска – «Поиск отчетных форм», - который, в отличие от режима «Поиск документов», позволяет искать реализованные в программе типовые бланки, а не созданные пользователем документы. С помощью режима «Поиск отчетных форм» можно определить, есть ли в «Баланс-2W» конкретная форма и, если да, в каком комплекте и периодах отчетности она доступна. Режим доступен из меню «Помощь».
Портфель документов
Другой вариант массовой работы с документами в программе «Баланс-2W» - это портфель документов, который представляет собой набор документов, сформированный с целью выполнения с ними групповых операций. Для того чтобы создать новый портфель, необходимо в меню «Вид» выбрать пункт «Новый Портфель». После этого откроется окно нового портфеля без списка документов. Для добавления документов в портфель необходимо перетащить необходимый документ в окно «Портфель». Групповые операции с документами в портфеле проводятся по аналогии с тем, как это делается в режиме работы «Поиск документов» со списком найденных документов.
Портфель документов может быть полезен в случаях, когда подготовка и отправка документов производятся на разных компьютерах. Портфель можно сохранить в файл с расширением «.b2pf» по нажатию на кнопку «Сохранить Портфель в файл», после чего на другом компьютере импортировать его из этого файла по кнопке «Загрузить Портфель из файла» для проведения, например, групповой отправки по ТКС.
Группа деклараций по налогу на прибыль
Уникальным преимуществом программы «Баланс-2W» является возможность автоматического формирования деклараций по налогу на прибыль обособленных подразделений на основе декларации головной организации. Для этого необходимо заполнить Приложение №5 к Листу 02 декларации головной организации, а затем последовательно выбрать пункты меню «Создать комплекты отчетности по подразделениям» и «Разнести данные документа по подразделениям».
Для проведения массовых операций с группой деклараций по налогу на прибыль головной организации и ее подразделений можно воспользоваться функцией «Открыть окно с группой».