Учёт алкогольной продукции розничными продавцами - это нужно делать уже сейчас!

08 декабря 2014

Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»

Через неделю должен был вступить в силу Приказ Росалкогольрегулирования от 23.05.2014 г. № 153, утверждающий форму и порядок заполнения журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции. Введение обязанности составления такого журнала вызвало серьезное беспокойство среди розничных продавцов алкоголя и пива и породило горячие споры в Интернете. 3 декабря ФСРАР разместила на своем сайте Приказ от 01.12.2014 № 372, вносящий изменения в Приказ № 153, в соответствии с которым его вступление в силу переносится на полгода, а именно, на 1 июля 2015 года. Означает ли это, что розничным продавцам можно спокойно выдохнуть и расслабиться? Что необходимо сделать уже сейчас для подготовки к введению журнала, несмотря на предоставленную регулятором отсрочку? На эти и другие вопросы специалисты «ОВИОНТ ИНФОРМ» ответили в данном обзоре.

Когда начинать вести журнал учета продаж алкоголя?

Напомним, что Приказ № 153 был опубликован еще 13 августа. Начать действовать он должен был через 4 месяца после публикации, а именно, 14 декабря 2014 года. По мнению регулятора, этого времени должно было хватить розничным продавцам на то, чтобы наладить учет продаж алкоголя и пива для последующего составления журнала. Однако на практике продавцы столкнулись с рядом трудностей. Как организовать учет продаж алкогольной продукции в учреждениях общественного питания и магазинах, особенно небольших, если такой учет вообще не велся? Как извлечь данные по приходу и расходу алкоголя из учетной системы, чтобы не заполнять журнал вручную? Как обеспечить соответствие данных журнала данным розничных алкодеклараций?

Профессиональное сообщество обратилось к регулятору с просьбой отсрочить введение журнала. Поначалу ФСРАР отреагировала отрицательно, однако итогом явился упомянутый Приказ № 372 об отсрочке до 1 июля. Однако, несмотря на перенос сроков, готовиться розничным продавцам к введению журнала необходимо уже сейчас. Ведь внедрение учета алкогольной продукции и его налаживание – дело отнюдь не одного дня.

Две группы розничных продавцов и наши решения для каждой

Специалисты «ОВИОНТ ИНФОРМ» выделяют две основные группы среди розничных продавцов алкоголя, пива и спиртосодержащей продукции: 1-я - продавцы, которые уже ведут учет продаж в своей учетной системе, например в «1С: Предприятие»; 2-я - продавцы, которые не ведут полноценный учет продаж алкогольной продукции или ведут частичный учет, а алкодекларации составляют на основе данных поставщиков или бухгалтерского учета. Для каждой из этих групп продавцов наша компания предлагает свои решения.

Первая группа продавцов – это, как правило, более крупные организации. В их учетных системах уже имеются данные трех видов, необходимые для формирования журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции:

справочник номенклатуры алкогольной продукции,
сведения о поступлении товаров за период и
сведения о расходе товаров за период.

В некоторых учетных системах возможности по формированию журнала учета алкогольной продукции и алкогольных деклараций весьма ограниченны. Эти возможности могут быть дополнены программой «Баланс-2: Учет алкогольной продукции», если импортировать в нее сформированные в учетной программе вышеуказанные сведения.

Учетная система может не давать возможности сформировать и выгрузить необходимые для журнала или декларации сведения по приходу, расходу и номенклатуре алкогольной продукции, поэтому мы предлагаем специальный модуль для «1С: Предприятие», предоставляющий такую возможность. С его помощью номенклатуру продукции, сведения о поступлении и расходе продукции можно выгружать в виде таблиц Excel. Затем эти таблицы пользователю достаточно регулярно импортировать в «Баланс-2: Учет алкогольной продукции», и он сможет формировать отчетные формы: журнал учета продаж алкогольной продукции и розничные декларации по алкоголю и по пиву. Также мы предлагаем стандартизированный вид Excel-файлов для импорта данных о поступлении и расходе алкогольной продукции, а также справочника продукции.

Второй группе продавцов для ведения и формирования журнала придется организовать учет алкогольной продукции. Ведению такого учета помогут реализованные в программе «Баланс-2: Учет алкогольной продукции» функции работы со сканерами штрихкода.

Что необходимо сделать до введения журнала?

Кроме импорта данных, первой группе продавцов необходимо для успешного формирования журнала и деклараций наладить наполнение справочников и списков операций как в программе «Баланс-2: Учет алкогольной продукции», так и в учетной программе пользователя, поскольку зачастую сведений в них может быть недостаточно для формирования журнала и деклараций. Особенно важным является указание кода вида продукции, реквизитов производителя и реквизитов поставщиков. Возможно, потребуется группировка товаров в учетной программе, что может быть необходимо пользователю для анализа данных, подлежащих включению в журнал учета, заполнения справочника номенклатур. Необходимая настройка и отладка учетной системы и программы «Баланс-2: Учет алкогольной продукции» может занять некоторое время.

Приобрести программное обеспечение, формирующее журнал, также необходимо заблаговременно, поскольку программу нужно наполнить данными, обучить персонал, перестроить соответствующие бизнес-процессы. Для этого розничным продавцам и предоставлена отсрочка на полгода.

Кроме того, наши специалисты рекомендуют розничным продавцам разработать форму учета расходных операций, поскольку п. 4 Порядка заполнения журнала гласит, что журнал заполняется по мере совершения хозяйственных операций, а каждый факт хозяйственной жизни, согласно п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, должен быть оформлен первичным учетным документом. Также в п. 2 Письма от 01.09.2014 № 17141/03 Росалкогольрегулирование указывает, что в журнал должны вноситься приходные и расходные операции, оформленные первичными учетными документами. Разработанную форму учета необходимо утвердить в учетной политике организации и ввести приказом, с указанием сроков составления и ответственных лиц. Такую форму учета расходных операций помогут разработать специалисты нашей компании.

Возможности ПК «Баланс-2» для формирования журнала учета алкоголя

Для формирования журнала учета продаж алкогольной продукции и розничных алкодеклараций компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» предлагает два программных продукта: «Баланс-2W: Отчетность в Росалкогольрегулирование» и «Баланс-2: Учет алкогольной продукции». «Баланс-2W: Отчетность в Росалкогольрегулирование» позволяет сформировать розничные алкогольные декларации на основе сведений, предоставленных оптовыми поставщиками продукции, а также журнал учета алкоголя. Журнал в «Баланс-2W: Отчетность в Росалкогольрегулирование» реализован как со стандартным составом полей, соответствующим утвержденной форме, так и с расширенным. На основе журнала с расширенным составом полей можно сформировать розничные декларации. На сегодняшний день такая возможность является уникальной на рынке, поскольку форма журнала со стандартным составом полей не позволяет в автоматизированном режиме сформировать декларации. Кроме того, в программе есть возможность сформировать проект журнала на основе данных декларации, однако информация о емкости и количестве тары потребует дозаполнения, поскольку в декларации она не содержится.

Программа «Баланс-2: Учет алкогольной продукции», существенно доработанная за последние несколько месяцев, предоставляет возможность продавцам алкогольной продукции формировать журнал и декларации, не завися при этом от данных поставщиков, которые зачастую могут не передать их, передать не полностью или в последние дни срока сдачи декларации. Посредством «Баланс-2: Учет алкогольной продукции» розничный продавец может организовать полноценный самостоятельный учет и фиксировать все необходимые операции в течение периода. Это позволит сразу по окончании периода оперативно сформировать как журнал, так и декларации.

Помимо этого, в «Баланс-2: Учет алкогольной продукции» реализована возможность идентификации и ввода сведений о поступлениях и/или расходе алкогольной продукции с помощью сканирования штрихкода, что особенно удобно для магазинов. В программе необходимо сформировать справочник продукции, например, импортировав выгруженный из учетной системы справочник, после чего при каждой продаже достаточно сканировать штрихкод, чтобы избежать ручного ввода данных. Программа обладает возможностями работы с различными видами сканеров штрихкодов.

Дополнительные материалы:

Новость Новый Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции реализован в программе «Баланс-2: Учет алкогольной продукции»
Статья Новое в ПК Баланс-2 для отчетности в ФСРАР за 3 квартал 2014 года