Подготовка РСВ-1: как избежать ошибок в отчетности за полугодие?

Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИФОРМ»

Первая отчетная кампания по сдаче в Пенсионный фонд принципиально новой формы РСВ-1 осталась позади. Следующий крайний срок – 15 августа 2014 года – до этой даты страхователи должны представить в ПФР форму РСВ-1 за первое полугодие. На первый взгляд, это еще не скоро, но первый месяц лета пролетит быстро, а новый квартал ставит перед страхователями новые трудности по формированию пенсионной отчетности. Специалисты нашей компании подготовили аналитический обзор наиболее распространенных ошибок страхователей при подготовке РСВ-1 за первый квартал 2014 года, который поможет избежать их в следующем отчетном периоде. Некоторые часто встречающиеся ошибки поможет преодолеть программа «Баланс-2W».

Уплата страховых взносов: отражение и перенос остатков

Несмотря на то, что с начала 2014 года широко известно, что в новой отчетности в ПФР в индивидуальных сведениях больше не отражаются суммы уплаченных страховых взносов, а также суммы начислений на накопительную часть трудовой пенсии, многие страхователи упускают этот момент. Суммы уплаченных взносов больше не отражаются отдельно по каждому сотруднику, поэтому в разделах 6 новой формы соответствующие показатели отсутствуют. В целом по организации уплату взносов необходимо отразить в разделе 1 документа.

Уплата страховых взносов за периоды с 1 января 2014 года осуществляется одним платежным поручением на КБК, предназначенный для учета страховой части пенсии. Это правило установлено ст. 22.2 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ. Одна из ошибок, которую совершают страхователи, - перечисление страховых взносов за 1 квартал 2014 года отдельно на КБК страховой и КБК накопительной части. Исправить эту ошибку возможно, поскольку платеж все равно попал на счета ПФР. Для исправления ошибки можно подать заявление об уточнении платежа, форма которого рекомендована Пенсионным фондом в Письме от 06.04.2011 № ТМ-30-25/3445. Посредством такого заявления можно уточнить следующие ошибочно указанные реквизиты: ИНН, КПП страхователя, статус плательщика страховых взносов, КБК, основание платежа, отчетный период, тип платежа.

Что касается распределения сумм взносов на страховую и накопительную части, то эту функцию ПФР взял на себя. При этом будет учитываться возрастная категория застрахованного лица, принадлежность к гражданству и выбор варианта пенсионного обеспечения.

Большое количество ошибок в 1 квартале было связано с неправильным переносом сумм переплаты взносов на страховую часть пенсии из 4 квартала 2013 года. Многие страхователи при проверке файлов получили сообщение об ошибке, что по гр. 4 стр. 100 разд. 1 РСВ-1 не может быть отрицательного значения. Чтобы исправить эту ошибку, суммы переплаты нужно отразить по гр. 3 стр. 100 в соответствии с п. 7.1 Порядка заполнения РСВ-1, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п. Согласно данному пункту, остаток страховых взносов на страховую часть пенсии со знаком «минус» (переплата) должен быть перенесен в гр. 3 стр. 100, а положительное значение (задолженность) – в гр. 4 стр. 100. Остаток взносов на накопительную часть с любым знаком переносится в гр. 5 стр. 100.

Формирование корректировок

Ряд страхователей при сдаче РСВ-1 столкнулись с предупреждением проверочной программы CheckPFR вида «Значение «итого», указанное в графе 7, равно количеству застрахованных лиц, на которых заполнены разделы 6 с подразделами 6.6». Это сообщение вызвало трудности, в частности, в виду неполноты и неоднозначности его формулировки. На самом деле, ситуация проста: речь идет о гр. 7 подраздела 2.5.2, где должно быть отражено общее количество застрахованных лиц, на которых были поданы корректирующие индивидуальные сведения. Предупреждение означает, что на некоторых сотрудников были сформированы корректирующие сведения, но не были сделаны исходные (раздел 6 с подразделом 6.6).

Это нарушает п. 4 раздела 3.6 Методических рекомендаций по проверке РСВ-1, утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 04.03.2014 № 88р. Однако такое сообщение не является сообщением об ошибке, а лишь предупреждением с кодом 20. Код 20 означает, что ситуация возможна, но требует разъяснений. Например, указанное выше предупреждение можно игнорировать, если сотрудники уволены в отчетном периоде, но работали в корректируемом периоде. Избавиться от него можно, сформировав исходные индивидуальные сведения на каждого сотрудника, по которому сделаны корректирующие сведения.

Проблемы с установкой CheckPFR

Перед отправкой отчетности в ПФР ее рекомендуется проверять официальной проверочной программой CheckPFR, которую можно скачать с сайта Пенсионного фонда или с сайта нашей компании. Типичной проблемой страхователей стало сообщение о невозможности формирования протокола проверки программой CheckPFR при вызове ее из программы «Баланс-2W». Такое сообщение означает, что установка CheckPFR на компьютер пользователя была произведена неправильно.

Чтобы получить протокол, нужно переустановить программу CheckPFR, соблюдая следующие правила. Во-первых, не устанавливать Firebird в процессе установки программы CheckPFR. Для этого нужно снять «галочку», когда мастер установки задаст соответствующий вопрос. Во-вторых, необходимо установить Firebird самостоятельно из папки C:\CheckPfr\Redistr. Очень важно при этом выбрать способ запуска в качестве приложения, а не в качестве службы.

Ошибки округления

Одними из самых распространенных ошибок в первую отчетную кампанию стали ошибки, связанные с округлением суммовых показателей. Страхователи, готовившие РСВ-1 в различных программах подготовки, при проверке документа получали сообщение о расхождении сумм начисленных страховых взносов между разделами 1, 2 и 2.5.1 на одну или несколько копеек.

Связана эта ошибка с разными способами расчета показателей: в разделах 1 и 2 суммы начислений вычисляются и округляются в целом по организации, а сводный раздел 2.5.1 формируется на основании индивидуальных сведений, где начисления считаются отдельно по каждому сотруднику. В программе «Баланс-2W» такая проблема возникала только в случае импорта файлов персонифицированного учета, подготовленных в других программах.

Исправить ошибку округления можно двумя способами. Первый – вручную исправить показатели в разделах 1 и 2 РСВ-1, «подогнав» их под значение, рассчитанное в разделе 2.5.1. Второй способ – воспользоваться новой функцией «Пересчитать подразделы 6.5», которая планируется к реализации в квартальной версии программы «Баланс-2W» за второй квартал 2014 года.

Трудности с получением подтверждающих документов

При отправке документов по ТКС любой контролирующий орган должен прислать в четко определенные сроки документы, подтверждающие получение отчетности. Сроки эти устанавливаются соответствующими регламентами. Для Пенсионного фонда такой регламент утвержден Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р. Согласно ему, страхователь получает от ПФР подтверждение о получении отчета в течение 2 рабочих дней с момента его отправки и протокол проверки – в течение 4 рабочих дней с момента отправки. Однако, согласно Информации ПФР от 20.05.2011 эти сроки составляют соответственно 4 и 6 рабочих дней с момента отправки отчета.

Таким образом, страхователям приходится ждать почти неделю после отправки РСВ-1, чтобы получить протокол. Если в отчете обнаружены критические ошибки, то его придется дорабатывать и пересдавать, а значит, уйдет еще одна неделя на получение протокола. В связи с этим ряд страхователей не успевает сдать отчетность по ТКС, и бухгалтеры вынуждены ехать в Пенсионный фонд и выстаивать очереди, чтобы сдать ее на бумаге.

Чтобы избежать этого, при подготовке отчетности за первое полугодие мы рекомендуем:

1. формировать РСВ-1 как можно раньше,
2. обязательно пользоваться проверочной программой CheckPFR, что позволит обнаружить ошибки еще до первой подачи отчета,
3. а также использовать программу «Баланс-2W», которая поможет подготовить и сформировать РСВ-1 максимально быстро и удобно, даже при большом количестве сотрудников. Арифметические расчеты и проверки между разделами документа во втором отчетном периоде усложняются, а «Баланс-2W» позволит сэкономить массу времени за счет автоматизации расчетов и других полезных функций.

Планируемые доработки РСВ-1 в «Баланс-2W»

Разработчики программы «Баланс-2W» планируют масштабные доработки к периоду отчетности за первое полугодие. Ряд доработок связан с потребностями компаний, формирующих индивидуальные сведения по большому количеству сотрудников – от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч человек.

В числе запланированных доработок:

• возможность и сервисы для работы в многопользовательском режиме, добавление функций, повышающих удобство такой работы;
• возможность подготовки корректирующих и отменяющих сведений за периоды 2014 года;
• автоматический расчет показателей, считающихся нарастающим итогом с начала расчетного периода, с сохранением возможности ручного ввода данных за прошлые периоды для тех пользователей, которые перешли на «Баланс-2W» в середине года;
• совершенствование расчетов в разделе 2 РСВ-1;
• формирование сведений по уволенным сотрудникам;
• возможность пересчета начислений по сотрудникам для случаев импорта;
• расчет РСВ-1 на основании файлов персонифицированного учета, подготовленных в сторонних программах, без их импорта в «Баланс-2W».

Также сообщаем, что в середине июля наша компания планирует проведение вебинара, посвященного подготовке отчетности в ПФР за первое полугодие. О точной дате мероприятия мы сообщим дополнительно в новостях на сайте.

Дополнительно:

Горячие вопросы отчетного периода по РСВ-1
Запись вебинара на тему «Отчетность в ПФР-2014 по новой форме РСВ-1»
Обучающий видеролик по работе с РСВ-1 в «Баланс-2W»

К списку новостей