Подготовка, учет и использование МЧД в программах «Баланс-2W» и «Баланс-2Н»
Завершается переходный этап, установленный в законодательстве для полного внедрения машиночитаемых доверенностей (МЧД) при подписании электронных документов, и с 1 сентября 2024 года не только представление отчетности в контролирующие органы, но и обмен документами между контрагентами должны быть обеспечены поддержкой работы с МЧД.
В программах «Баланс-2W» и «Баланс-2Н» компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» реализован функционал создания, подписания электронной подписью, загрузки МЧД на хранение в ЦПРР (цифровую платформу распределенного реестра ФНС России), проверки их наличия в ЦПРР , а также автоматизированное указание внешнего номера (GUID) МЧД в формируемых и отправляемых в ФНС России отчетах.
Решения для МЧД в программах Баланс-2W/Н достаточно простые и могут подойти малым и средним организациям с количеством МЧД примерно до 20 в год.
Какие МЧД можно оформить в программах Баланс-2W/Н?
МЧД теперь будут необходимы, чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами и контролирующими органами от имени компании.
Одна из важных проблем при работе с МЧД – отсутствие единого унифицированного формата МЧД, который принимали бы все госорганы и контрагенты. У ФНС существуют одни форматы, у СФР - другие. Имеются также общие форматы Минцифры, но их принимают не все госорганы. Для каждого типа формата (см. таблицу ниже) существуют соответствующие справочники полномочий и свои соответствующие коды полномочий. МЧД с неверными кодами полномочий не будут восприняты информационными системами и, значит, их нельзя будет использовать.
В актуальных версиях программ «Баланс-2Н» и «Баланс-2W» реализован функционал формирования следующих типов МЧД:
| Тип МЧД |
Особенности |
Где их найти для подготовки в программах Баланс-2W/H |
| МЧД формата 5.01 и 5.02 | Предназначены для электронного документооборота с ФНС России. Налоговая служба строго контролирует их использование, в том числе через проверку наличия ссылки на МЧД в отчетности | Комплект «Отчетность в ФНС», Год - папка «Иное». |
| МЧД Минцифры формата версий 002 и 003 | Универсальные МЧД. Могут использоваться при организации документооборота с контрагентами, а в ближайшей перспективе и при взаимодействии с контролирующими органами. Общие форматы 002 и 003 между собой отличаются, в том числе, количеством знаков для описания полномочий - 1000 и 10 000. Из-за своего универсального характера содержат немало показателей и видов подключаемых полномочий. Контроль за их использованием в большинстве ИС не является строгим | Комплект «Документы B2B», Год – папка «Документы». |
| МЧД для СФР | Предназначены для электронного документооборота с СФР | Комплект «РСВ, НДФЛ и отчетность в СФР», Год - папка «Иное». |
Помимо формирования файлов МЧД указанных форматов в программных решениях «Баланс-2H и «Баланс-2W» реализован функционал формирования усеченной узкоспециальной версии МЧД 003 для представления отчетности организациями финансового рынка с кодами полномочий FNS_OFR_340FZ – «Представление в адрес ФНС России финансовой информации в соответствии с главой 20.1 НК РФ» и FNS_OFR_173FZ - «Представление в адрес ФНС России информации в соответствии с ФЗ от 28.06.2014 № 173-ФЗ».
Особенности узкоспециальной версии МЧД состоят в реализации принципа предустановленных полномочий. Пользователю при этом потребуется внести только минимальный набор сведений, обеспечивающих действительность будущей МЧД.
Как сформировать МЧД в программах Баланс-2W/H?
Создание МЧД в программах Баланс-2W/H позволяет свести к минимуму ручные операции при формировании МЧД и заполнять только те поля, которые недопустимо оставлять пустыми (иначе доверенность не пройдет проверку). Обязательные поля на экранной форме выделены полужирным шрифтом.
Поля, заполнение которых может вызвать затруднение у пользователя, содержат подсказки, доступные по двойному клику на иконке со значком знака вопроса.
В программных решениях реализован функционал формирования печатной формы доверенности для визуальной проверки документа, формирования бумажного архива (при необходимости) или последующего использования данных для формирования бумажных доверенностей.
Комплексная проверка МЧД на этапе формирования доступна нажатием клавиш F8 и F9 или соответствующих кнопок проверки по контрольным соотношениям и форматно контролю формируемого XML-файла МЧД.
Если подготовленная МЧД не проходит эти проверки, то пользователь получает список ошибок с их описанием.
При этом проверки осуществляются не при загрузке готовой доверенности в информационную систему контролирующего органа (то есть на стороне контролирующего органа), а гораздо раньше – при создании доверенности, что позволяет пользователю в удобном ему режиме самостоятельно проверить правильность составления документа и своевременно исправить ошибки.
Внешний номер (GUID) присваивается на этапе формирования МЧД, то есть в программах Баланс-2W/Н. При загрузке в ЦПРР (в ФНС России) будет проверена уникальность такого внешнего номера доверенности в базе данных.
Как указать полномочия в МЧД?
В программах существует 3 способа указания полномочий на соответствующих вкладках документов МЧД.
- Выбор кода полномочий из справочника, реализованного в программе для данного типа МЧД.
- Ручной ввод кода полномочий. Кодов полномочий, например, для МЧД базового формата 002 и единого формата 003, может быть достаточно много. Кроме того, отдельные разделы такого справочника, размещенного на ЕСНСИ (Единой системы нормативно справочной информации) могут меняться или дополняться. Поэтому для всех типов МЧД в программах Баланс-2W/Н предусмотрена возможность ручного ввода обязательных полей кода полномочия и наименования полномочия, взятых пользователем из соответствующих справочников полномочий, размещенных в ЕСНСИ.
- Указание текстового описания полномочия. В данном случае пользователь самостоятельно формулирует содержание текстового полномочия.
Но напоминаем, что в настоящее время в МЧД, как правило, нельзя комбинировать использование кодифицированных полномочий и указание текстовых описаний полномочий.
Где найти сведения о своих МЧД?
В процессе хозяйственной деятельности компании может возникать необходимость формировать достаточно большое число МЧД. Нужно понимать, какие именно МЧД выпущены, на какой срок, каковы реквизиты доверенностей.
Например, одним из самых важных реквизитов МЧД при взаимодействии с ФНС России является номер GUID, указание которого в бланке декларации строго контролируется налоговой службой. Налогоплательщик может найти указанные сведения:
- в ЦПРР, однако при этом нужно четко знать реквизиты доверенности (GUID, ИНН доверителя и ИНН доверенного лица);
- в личном кабинете налогоплательщика ЮЛ или ИП;
- в реестре МЧД в программах Баланс-2W/H, если подготовка МЧД проводилась в этих программах;
- в файловом хранилище, если файлы МЧД был сохранены в папках на диске. Такие МЧД удобно просматривать и проверять из наличие в ЦПРР непосредственно в программе «Баланс-2: Файловый архив электронных документов».
- планируется также, что список доверенностей ЮЛ или ИП будет доступен в Личном кабинете портала Госуслуг, доступном через ЕСИА.
Как сформировать в программе список всех МЧД?
В программах «Баланс-2Н» и «Баланс-2W» через меню «Инструменты» – «Реестр МЧД» можно сформировать список всех МЧД, которые оформлены в программах. Речь идет об МЧД различных форматов – форматов 5.01, 5.02 в ФНС России, версий 002, 003, а также МЧД по формату СФР.
Использование такого реестра МЧД поможет организовать надлежащий контроль за выпуском и отзывом МЧД в условиях действующего правового поля.
Как указать GUID МЧД для отчетности в ФНС РФ?
Для включения GUID МЧД в отчеты, формируемые в программах «Баланс 2Н» и «Баланс-2W» для представления в ФНС, номер GUID необходимо ввести в сведения об актуальной доверенности должностного лица или представителя.
Отметим, что в ближайшей перспективе ФНС планирует для отчетов с GUID МЧД отказаться от получения Информационного сообщения о представительстве (СОП). В настоящее время только некоторые доверенности можно отправлять без СОП. Возможность отправки отчета в ФНС без СОП должна быть указана в описании формата доверенности. В частности, отправлять отчеты с СОП можно до окончания срока действия формата МЧД 5.01 – 28.02.2025 (письмо ФНС России от 18.12.2023 № ЕА-4-26/15789).
МЧД и бумажные доверенности
Введение в хозяйственный оборот МЧД не отменяет возможность использования бумажных доверенностей. Почти все вышеуказанные типы МЧД имеют возможность указания внутреннего номера доверенности и его GUID, а МЧД форматов 5.01 - либо внутреннего номера, либо GUID. Далее для каждого типа доверенностей можно сформировать XML-файл и подписать его электронной подписью или сформировать ее печатную форму и подписать ее собственноручной подписью на бумаге. Напомним, что с 1 марта 2024 года в налоговые органы можно представлять только электронные доверенности
Таким образом, программы Баланс-2W/Н позволяют подготавливать и вести учет доверенностей как электронных – МЧД, так и доверенностей в бумажном виде, поддерживая их «гибридное» использование.
Для целей формирования и управления большим массивом МЧД в будущих релизах программ Баланс-2W/Н планируется интеграция через специализированный API с сервисом «Контур.Доверенность» для реализации более полного спектра возможностей при работе с МЧД, а также с другими сервисами, в частности c «Айтиком.Доверенности» для эффективной работы с МЧД пользователями программ, использующими разные информационные системы.