Получите сертификаты на сотрудников до 31.08.2023 и сохраните отчеты из Экстерна в своем корпоративном файловом архиве
Совет Федерации поддержал законопроект №216859-8 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», устанавливающий переходный период для использования машиночитаемых доверенностей (МЧД), о котором мы уже писали. Конечно, поправки вступят в силу после подписания закона президентом.
В переходный период можно будет без МЧД подписывать электронные документы между контрагентами сертификатами сотрудников организаций, выданных до 31 августа 2023 г., и имеющих в свойствах сертификата ИНН организации, в течение всего срока действия таких сертификатов, т.е. примерно до 31.08.2024г. Поэтому рекомендуем получить в течение августа 2023 г. сертификаты на сотрудников, имеющих право подписи, чтобы использовать их без МЧД и спокойнее пройти переходный период внедрения МЧД.
Правила использования сертификатов при работе с Контур.Экстерн
Для новых сотрудников, которые придут работать в компанию, а также для действующих сотрудников, у которых изменятся данные (например, фамилия или паспорт), с 1 сентября 2023 г. вступят в силу новые правила, закрепленные в Федеральном законе от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для работы в Контур.Экстерн они смогут использовать сертификаты физлиц, не содержащие в свойствах сертификата ИНН организации, а для подписания отчетности необходимо предварительно выслать в ФНС РФ машиночитаемые доверенности (МЧД) от руководителя.
Если же для этих категорий сотрудников в Контур.Экстерне для подписания отчетов будет использован сертификат сотрудника, выданный до 31.08.2023г, то в этом случае как и ранее необходимо предварительно отправить на таких сотрудников в налоговый орган доверенность в бумажном или в электронном виде с подписью руководителя.
При этом эти же сотрудники могут потерять доступ к «старой» отчетности в Контур.Экстерне, т.к. после выпуска для них сертификатов физлиц с электронными доверенностями они не смогут увидеть документы, ранее подписанные сертификатами сотрудников юрлиц, если сотрудник входит в Экстерн с таким «новым» сертификатом.
Чтобы избежать возможной потери доступа к Контур.Экстерну и к «старым» документам после смены сертификатов, нужно заранее подготовиться к изменениям.
Доступ к Контур.Экстерну
Если сейчас авторизация в Экстерн идет по действующему сертификату, то новый сертификат можно привязать через личный кабинет, для чего в разделе «Сертификаты для входа» нужно добавить новый сертификат.
Чтобы в дальнейшем использовать для подписания новый сертификат физлица, нужно внести изменения в Реквизиты плательщика, иначе при отправке отчета будет использован старый сертификат. А если он к тому моменту потеряет силу, возникнет ошибка и отчет не будет принят.
Обратите внимание, что нужно будет оформить МЧД - в сертификате физлица нет данных об организации, право подписывать отчетность за компанию дает доверенность с подписью руководителя. МЧД необходимо отправить в ФНС заранее, до отправки отчетности: сформировать, отправить, дождаться, что ее примут, и только потом подписывать отчет.
Если при авторизации в Экстерне используется несколько учетных записей, то можно объединить все учетные записи Экстерна и при входе выбирать организацию, в которую нужно войти, или же не объединять учетные записи, но тогда нужно привязать к каждой учетной записи свой сертификат физлица.
Кроме того, можно не объединять несколько учетных записей в одну, но тогда для входа в каждую учетную запись использовать отдельную почту. Со всеми вышеперечисленными настройками Вам помогут сотрудники технической поддержки нашей компании.
Доступ к отчетности
Чтобы сохранить доступ к отчетности, подписанной сертификатом, который стал недействительным из-за вступления новых правил или у которого прекратился срок действия, необходимо хранить документы в расшифрованном виде в системе Контур.Экстерн или организовывать хранение расшифрованных документов в локальном файловом архиве. Специалисты «ОВИОНТ ИНФОРМ» рекомендуют использовать для массового скачивания ЮЗДО, просмотра и расшифровки специализированное ПО, например, «Баланс-2: Файловый архив электронных документов». Оно поможет настроить автоматизированную выгрузку отчетности, отобразит назначение файлов отчетности и их электронных подписей, часто имеющих сложные наименования, проверит целостность комплекта документов отчетности и подтверждающих их прием документов, а также электронных подписей под ними.
Правила использования сертификатов при работе с Диадок
С 1 сентября 2023 г. при использовании сертификата на сотрудника, выпущенного до этой даты, не требуется обязательного использования МЧД. После 1 сентября 2023 г. выпуск таких сертификатов на сотрудников будет прекращен во всех удостоверяющих центрах. Начиная с указанной даты будут выпускаться и применяться только сертификаты на руководителей, содержащие ИНН организации, и сертификаты на физических лиц, не содержащие ИНН организации. В случае использования последних в системах ЭДО между контрагентами, например в Диадок, необходимо в обязательном порядке использовать МЧД, каждый раз прикладывая такой файл к отправляемому документу или указывая индекс МЧД в Цифровой платформе распределенного реестра ФНС России (ЦПРР). Сформировать XML-файл МЧД, подписать и поместить ее в ЦПРР можно в соответствующих сервисах операторов ЭДО, например, в сервисе Контур.Доверенность, а также в программах Баланс-2W/Н в комплекте отчетности «Документы ЭДО B2B» и разместить ее в ЦПРР с использованием сервиса ФНС РФ «Реестр доверенностей».
По вопросам технической поддержки работы с указанными выше программами и сервисами, а также приобретения сертификатов ключей электронных подписей всегда можно обратиться к специалистам нашей компании по многоканальному телефону, указанному в верхнем правом углу сайта, или по электронной почте info@oviont.ru