Изменения в правилах хранение бухгалтерских документов в 2022 г.
С 1 января 2022 г. необходимо применять положения федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утвержденного приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н, в том числе и для целей организации хранения документов бухгалтерского учета.
Отметим, что при этом обязанность хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ наступает только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н). Однако, события текущего года показывают, что данное требование становится актуальным для многих отечественных компаний и до наступления 2024 года.
Продолжаем хранить подлинники
Документы бухгалтерского учета, составленные на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, необходимо хранить в подлинниках. Таким образом, если экономический субъект хранит распечатанные электронные документы, то это - хранение копий, а не оригиналов. Хранение электронных документов должно осуществляться в оригинальном, то есть в электронном виде. Отметим большую популярность электронных pdf-файлов, содержащих печатные формы электронных документов с синими штампами, содержащими сведения об их электронных подписях. Именно в таком виде документы нередко представляют по требованиям контролирующих органов или 3-их лиц. Предлагаемое ниже программное обеспечение умеет формировать такие печатные копии из различного вида оригинальных файлов электронных документов с их подписями. Но еще раз подчеркнем, что такие pdf-файлы являются лишь копиями оригинальных электронных документов.
Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Поэтому перевод бумажных документов бухгалтерского учета в электронный вид для целей поиска и дальнейшей работы с ним возможен, однако бумажный носитель должен храниться в течение соответствующего срока, а не уничтожаться.
Напомним, что c 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", который утвердил перечень и сроки хранения типовых управленческих архивных документов.
Доступ к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом. В случае утраты документов бухгалтерского учета, а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.
Таким образом, экономический субъект должен самостоятельно обеспечивать режим хранения документов, исключающий утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. Для электронных документов такое возможно только при наличии контроля над носителем, на котором ведется хранение, включая контроль за его физическим и техническим состоянием и т.д.
В облаке или на компьютере?
По мнению экспертов компании АО «ОВИОНТ ИНФОРМ» для хранения электронных документов по стандарту ФСБУ 27/2021 подходят как «облачные» хранилища, так и локальные компьютеры или серверы, находящиеся во владении экономического субъекта. Но нужно отметить некоторое предпочтение среди пользователей-бухгалтеров к хранению электронных архивов на своих локальных серверах, обусловленное пока еще невысокими в большинстве случаев объемами бухгалтерских отчетных и учетных документов в таких архивах, а также психологически позитивным восприятием большей доступности к ним.
Для удобства работы со всеми документами, которые были составлены как в электронном, так и бумажном виде, требуется единый архив, в котором все документы были бы приведены к единому электронному виду.
Поскольку поиск по документам в бумажном виде занимает значительное время, то требуется электронный архив, в котором бы хранились и электронные документы, и оцифрованные бумажные документы, в виде, позволяющем удобно осуществлять такой поиск (при этом остается необходимым хранение оригиналов бумажных документов в соответствии с законодательством).
Такой архив позволяет работать со всеми документами, имеющимися в распоряжении экономического субъекта, однако необходимо соответствующее программное обеспечение для распознавания текста в оцифрованных документах и поиска таких документов по всему архиву. Таким решением может стать программный модуль
«Баланс-2: Клиент ЭДО» для хранения в базе данных первичных документов между контрагентами, прошедшими через системы различных операторов ЭДО или сканкопий бумажных документов (например, Договора, Акты приемки работ и др.), а также внутренними электронными документами (например, Акты списания и др.).
Не будем забывать и про всем знакомый и доступный способ ведения архивов в файловом виде. Для такого вида ведения архивов компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» предлагает специализированный файловый менеджер 
«Баланс-2: Файловый архив электронных документов», позволяющий «узнавать», формировать печатные копии со штампами сведений об электронных подписях из неформализованных и формализованных XML-файлов (500+ типов), проверять и формировать электронные подписи, проверять подтверждающие документы как учетных (B2B), так и отчетных (B2G) документов. Обе указанные программы тесно интегрированы с сервисами компании СКБ Контур - Контур.Экстерн и Диадок, однако позволяют работать с электронными документами, прошедшими через соответствующие сервисы и других операторов ЭДО.
Актуальное решение: единый архив с удобным поиском
Программный модуль «Баланс-2: Клиент ЭДО» предназначен для архивного хранения и обмена электронными документами с контрагентами через сервисы операторов ЭДО. Этот модуль позволяет создавать и актуализировать единый архив электронных документов на компьютере или сервере клиента, доступ к которым может быть предоставлен в многопользовательском режиме. В программе осуществляется расширенный поиск по всем видам документов, включая полнотекстовый поиск по текстам неформализованных и предварительно распознанных скан-копий документов.
В целом, введение стандарта по работе с документами бухгалтерского учета, включая их хранение – вполне ожидаемый шаг контролирующих органов после утверждения перечня и сроков хранения документов. А снижение зависимости от внешних ресурсов диктует необходимость переводить хранение документов на ресурсы, которыми экономический субъект владеет и распоряжается самостоятельно.