Международный день резервного копирования напоминает о необходимости сохранить в архиве электронные документы
Видимо не случайно 31 марта - в последний день первого квартала отмечается международный день резервного копирования (или День бэкапа). И если для системных администраторов и администраторов баз данных этот день служит напоминанием о необходимости выполнять резервное копирование информационных ресурсов, за которые они отвечают, то бухгалтеры несколько по-своему понимают эту дату.
Именно на 31 марта приходятся последние сроки сдачи отчетности в ФНС за прошедший год. А значит есть повод сохранить свои документы за прошедший год в архиве. И если для архивных документов на бумаге отводятся специальные папки, полки и шкафы, то для сохранения электронных документов создаются специальные папки на внешних локальных, сетевых или облачных дисках.
Специалисты компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» в связи с окончанием сроков сдачи годовой отчетности рекомендуют выполнить сохранение своих электронных отчетных документов и документов первичного бухгалтерского учета в папки файлового архива на диск. Такой вид хранения электронных документов является достаточно простым и наиболее независимым от какого-либо дополнительного специализированного программного обеспечения.
Все программы и сервисы операторов ЭДО позволяют сохранять электронные документы на диск, но, если вы отправляли отчетность через Контур-Экстерн, а обменивались документами с контрагентами через систему Диадок, сделать такое сохранение электронных документов будет особенно удобно. Для выполнения сохранения электронных документов рекомендуем воспользоваться функциями «Групповая выгрузка документов из Контур-Экстерн» и «Групповая выгрузка документов из Диадок» в программе «Баланс-2: Файловый архив электронных документов».
В результате группового сохранения документов из Контур-Экстерн будут выгружены файлы документооборота по каждому отчетному документу в отдельные папки, структурированные по подразделениям организации кварталам/месяцам периодов отчетности. Групповая выгрузка документов из Диадок позволит сохранить на вашем диске файлы электронных документов и подписей, сгруппированные по направлению и типам документов: входящие или исходящие документы, договора, счета-фактуры, акты, накладные, неформализованные и другие типы.
После этого полезно выполнить формирование Описи документов. В результате проведения такой операции программа «заглянет» во все папки с файлами, определит тип их документооборота, корректность электронных подписей и наличие файлов документов, подтверждающих успешность их передачи. Такую опись документов можно сохранить в корневой папке архива за год. А папку с таким архивом электронных юридически значимых документов рекомендуем сохранить еще на одном внешнем запоминающем устройстве или флешке.
Чувствуйте себя уверенно при работе с электронными документами!
Резервного копирования много не бывает!