Пора начинать готовить новую декларацию по НДС
Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»
До крайнего срока представления новой декларации по НДС, содержащей в себе сведения о счетах-фактурах из книг и журналов их учета, осталось совсем немного времени – сдать ее необходимо не позднее 27 апреля, поскольку 25 апреля в этом году выпадает на субботу. Специалисты «ОВИОНТ ИНФОРМ» настоятельно рекомендуют декларантам уже сейчас заняться подготовкой декларации, не откладывая это на последний момент. Проверить и отправить документ можно в течение рабочего дня, а вот подготовка и выверка данных могут занять несколько дней. В данной статье мы рассмотрим основные этапы подготовки новой декларации по НДС и дадим рекомендации по каждому.
С чего начать подготовку декларации
Прежде всего, необходимо подготовить данные о счетах-фактурах для загрузки в новые разделы декларации 8 – 12. У большинства декларантов такие данные формируются в виде книг покупок, книг продаж и журналов выставленных и полученных счетов-фактур в учетных бухгалтерских системах, и их необходимо выгрузить в виде Excel-файлов или xml-файлов формата ФНС. Если файлы выгружаются из системы «1С» в формате mxl, то их можно преобразовать в Excel-файлы с помощью бесплатной программы «1С: Работа с файлами», которую можно легко найти в Интернете. Обзор рынка нашими маркетологами показывает, что в настоящее время далеко не все программы подготовки отчетности оснащены необходимым набором возможностей для подготовки новой НДС.
Если декларант составляет книги и журналы учета счетов-фактур без помощи учетной системы, вручную в программе MS Excel, он также сможет загрузить их в «Баланс-2W: НДС» для формирования декларации. Если же учет счетов-фактур налогоплательщиком вообще не ведется в какой-либо программе, то сформировать книги покупок/продаж и журнал учета счетов-фактур ему поможет программа «Баланс-2: Счета-фактуры Плюс».
Импорт данных из книг и журналов
Следующим шагом необходимо перенести выгруженные из учетных систем данные книг и журналов учета счетов-фактур в программу подготовки отчетности для формирования декларации. Наиболее удобно такой перенос на сегодняшний день реализован в программном модуле «Баланс-2W: НДС». В «Баланс-2W: НДС» для этих целей разработана возможность настраиваемого импорта из Excel-файлов, с помощью которого можно загрузить книги и журналы из Excel-файлов различного представления и с разнообразными разделителями между данными. Помимо всего, механизм настраиваемого импорта позволяет загрузить множественные данные, например, содержащие несколько платежных документов или несколько продавцов/покупателей по одному счету-фактуре.
Разделы декларации, выгруженные из учетных систем в виде xml-файлов формата ФНС, могут быть также импортированы в «Баланс-2W: НДС». Напомним, что, по требованиям ФНС, для основных разделов 1 – 7 декларации формируется один xml-файл, а для разделов 8 – 12 – по одному xml-файлу на каждый непустой раздел. Обращаем внимание, что сведения из книг покупок/продаж и журналов учета счетов-фактур подаются в составе декларации только в виде набора xml-файлов утвержденного формата, «прикреплять» какие-либо другие файлы к декларации не нужно.
До окончания отчетной кампании в «Баланс-2W: НДС» будет также реализован импорт сведений книг и журналов из XML-файлов формата 5.02, недавно утвержденного Приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.
Объединение книг и журналов подразделений
Для тех налогоплательщиков, чьи обособленные подразделения формируют собственные книги покупок и продаж, будет актуален данный этап подготовки декларации. Книги покупок/продаж в организации должны формироваться единые, а декларация подается только от головной организации, поэтому сведения от подразделений необходимо объединять. Разработчики «ОВИОНТ ИНФОРМ» предусмотрели возможности объединения файлов, полученных от подразделений, как в виде xml-файлов формата ФНС, так и из Excel-файлов - в процессе импорта.
Для объединения Excel-файлов в «Баланс-2W: НДС» предусмотрена возможность дозагрузки сведений при импорте без потери ранее загруженных данных. Xml-файлы разделов декларации формата ФНС можно объединить средствами программы «Баланс-2: Файловый архив электронных документов». В последнем случае можно поместить все XML-файлы разделов 8-12 подразделений и разделов 1-7 головной организации в одну папку, а программа все эти файлы объединит и сформирует набор файлов декларации по НДС, готовый к отправке.
Проведение расчетов и проверка данных
Проверка правильности заполнения данных начинается в «Баланс-2W: НДС» еще на этапе импорта – программа выдаст сообщение при попытке импортировать данные, не соответствующие своим типам. После того как данные в разделы 8 – 12 импортированы, необходимо заполнить разделы 1 – 7 декларации и произвести расчет документа по клавише F7. Обращаем внимание, что проведение расчета документа является обязательным для формирования корректных файлов декларации.
Некоторые данные после проведения расчета попадут в специальный лист «Признаки и суммы разделов 8 – 12», а именно: признаки наличия сведений из разделов, признаки актуальности ранее представленных сведений, а также итоговые суммы по разделам. Данного листа нет в форме декларации, его формирование реализовано в программе для целей выгрузки разделов 8 – 12 и проверки итоговых сумм. Для заполнения листа предпочтительно использовать расчет документа по клавише F7, но при необходимости его можно заполнить и вручную, проставив признаки и суммы.
Следующим шагом является проверка документа (F8), которую мы также настоятельно рекомендуем проводить для выявления возможных ошибок заполнения, особенно в разделах 8 – 12, сведения из которых в дальнейшем будут использованы налоговыми органами для проведения сверки деклараций с контрагентами. Строки, содержащие ошибки, в разделах 8 – 12 будут выделены цветом для удобства корректировки данных.
После того как выявленные ошибки исправлены, рекомендуется повторно провести проверку. Если больше ошибок не выявлено, то необходимо перейти к последнему этапу проверки данных – форматно-логическому контролю (F9), который проверит документ по официальной xsd-схеме с применением правил Schematron. При наличии ошибок их необходимо исправить и повторить процедуру форматно-логического контроля.
Проверка существования контрагентов
В «Баланс-2W: НДС» реализована возможность проверки существования контрагентов через сервис ФНС, использующий информацию из Единого государственного реестра налогоплательщиков (ЕГРН). Сервис проверяет существование организации или индивидуального предпринимателя с указанными ИНН и КПП на дату счета-фактуры плюс-минус 6 дней. По результатам проверки программа выдаст протокол с информацией по тем контрагентам, по которым были обнаружены проблемы.
Однако на текущий момент сервис ФНС, по сообщению на странице сервиса, работает в тестовом режиме и, к примеру, зачастую выдает сообщения о некорректности корректно заполненных КПП. Поэтому мы рекомендуем относиться к обнаруженным, по данным сервиса, проблемам с определенной долей скептицизма и для уточнения информации о «проблемных» контрагентах пользоваться сервисами доступа к ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Проверку существования контрагентов в «Баланс-2W: НДС» следует проводить после расчета документа (F7).
Подписание документа и выгрузка на диск
После того как в программе «Баланс-2W» произведены расчет, проверка и форматно-логический контроль декларации по НДС и исправлены возможные ошибки, необходимо перевести документ в статус «Готов к сдаче» и выбрать лицо, подписывающее документ, при необходимости заполнив сведения о доверенности.
Затем декларацию можно выгрузить на жесткий диск в виде xml-файлов формата ФНС для хранения, отправки в налоговые органы по ТКС или сверки с контрагентами.
Сверка деклараций с контрагентами
По окончании отчетной кампании налоговые органы планируют проведение масштабной сверки сведений о счетах-фактурах из поданных деклараций контрагентов. Суть сверки будет заключаться в поиске «пары» каждому счету-фактуре. Поэтому особенно важно не ошибиться при заполнении таких полей, как номер и дата счета-фактуры, код вида операции, ИНН и КПП контрагента.
Для предварительной сверки с контрагентами мы рекомендуем перед отправкой документов в налоговый орган воспользоваться специализированным сервисом сверки, в который можно загрузить xml-файлы разделов 8 и 9 вашей декларации со сведениями из книг покупок/продаж, выгруженные из программы подготовки декларации.
Дополнительные материалы:
Запись вебинара на тему «Подготовка новой декларации НДС-2015 и импорт данных из учётных систем»
Статья «Ответы на горячие вопросы по новой декларации по НДС»