Готовим отчетность в ПФР за 1 квартал 2013 года
Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»
За 1 квартал 2013 года страхователи впервые подают в Пенсионный фонд отчетность по новым формам СЗВ-6-4, АДВ-6-5 и обновленной форме РСВ-1. Для того чтобы правильно и своевременно отчитаться по персонифицированному учету и страховым взносам, бухгалтеру нужно учесть массу нововведений. Специалисты «ОВИОНТ ИНФОРМ» подготовили для вас самый полный обзор изменений в отчетности в ПФР с 2013 года, который уже нашел отражение в реализованной версии программы Баланс-2W.
РСВ-1: старая форма, новые разделы
Форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОПС и ОМС страхователями, которые производят выплаты физическим лицам, РСВ-1 утверждена Приказом Минтруда от 28.12.2012 № 639н. Этот приказ был опубликован 15 марта 2013 года и вступил в силу с 26 марта.
Глобальных изменений форма РСВ-1 не претерпела. В раздел 1 добавлена строка 121, по которой будут отражаться страховые взносы, доначисленные с сумм, превышающих предельную величину базы для начисления взносов (568 000 руб.). Заметим, что направляются такие суммы на формирование только страховой части пенсии.
Зачастую при заполнении РСВ-1 вопросы вызывает строка 145 раздела 1, предназначенная для отражения объемов погашения задолженности по уплате взносов за предыдущие расчетные периоды. Обращаем внимание, что данная строка носит сугубо справочный характер и в расчетах не участвует.
Главное новшество РСВ-1 заключается в добавлении двух таблиц для отражения расчета страховых взносов по дополнительным тарифам. Для этого раздел 2 разбит на три подраздела. Дополнительные тарифы введены с 2013 года п. 11 Федерального закона от 03.12.2012 № 243-ФЗ для начисления страховых взносов по тем работникам, которые трудятся в тяжелых или вредных условиях, в связи с чем выходят на пенсию досрочно.
Для заполнения данных о взносах, начисленных и уплаченных по доптарифу по тем работникам, которые указаны в пп. 1 п. 1 ст. 27 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ, в РСВ-1 предусмотрен новый раздел 2.2. К ним относятся люди, трудящиеся на подземных работах, работах с вредными условиями труда и в горячих цехах и имеющие страховой стаж требуемой продолжительности. Для них на 2013 год установлен доптариф страховых взносов в размере 4%.
В новом разделе 2.3. формы РСВ-1 будут отражаться взносы по доптарифу по людям, отработавшим определенное количество лет в тяжелых условиях труда, в сельском хозяйстве, текстильной промышленности, на ж/д транспорте и др. Перечень таких работников приведен в пп. 2-18 п. 1 ст. 27 указанного закона. По ним доптариф в 2013 году составит 2%. Заметим, что на 2014-2015 гг. запланировано повышение доптарифов страховых взносов.
Раздел 2.1. «Расчет страховых взносов по тарифу», по сути, представляет собой прежний раздел 2. Что касается базы для начисления страховых взносов, то порядок ее расчета остался прежним, поменялись лишь названия строк 240 и 241, по которым она отражается. Также появилась новая строка 261, по которой страхователи будут показывать количество физических лиц, выплаты которым превысили предельную величину базы. Напомним, что общее количество работников, на выплаты которым начислены страховые взносы, отражается по строке 260 и по-прежнему не должно превышать количество застрахованных лиц, указанное на титульном листе формы.
С 2013 года вводится новый код тарифов страховых взносов 16 – для индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, за исключением тех ИП, которые занимаются видами деятельности, указанными в пп. 19, 45 - 47 п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Размер тарифа взносов в ПФР для них составляет 20%, в ФФОМС – 0% (п. 3.4. ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Коснулись изменения и раздела 4 РСВ-1. Для отражения сумм доначисленных по доптарифам страховых взносов введены две новые графы. Помимо этого, появилась графа «Основание для доначисления страховых взносов», в которой страхователям придется конкретизировать, были ли взносы доначислены контролирующими органами по итогам проверки или же самостоятельно в результате выявления ошибок и неточностей.
Заполнять раздел 4, однако, нужно лишь в том случае, когда корректируется сумма взносов, но не база для их начисления, считают в ПФР. Если же база изменилась, то необходимо подавать уточненный расчет. Показателей со знаком «минус» в данном разделе быть не должно.
В программе «Баланс-2W» компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» реализована новая форма РСВ-1, по которой можно подготовить отчетность в ПФР за отчетные периоды 2013 года. При подготовке формы учтены все вышеперечисленные нововведения, а также изменения в тарифах страховых взносов с 2013 года в соответствии со ст. 58 - 58.3 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.
Подается РСВ-1 страхователями в ПФР ежеквартально вместе со сведениями персонифицированного учета о каждом застрахованном лице. За 1 квартал 2013 года отчетность в Пенсионный фонд нужно представить не позднее 15 мая.
Персонифицированный учет по новым отчетным формам
За 1 квартал 2013 года работодателям предстоит впервые подготовить для сдачи в ПФР сведения индивидуального персонифицированного учета по каждому из своих работников по новой отчетной форме СЗВ-6-4. Форма эта введена Постановлением Правления ПФР от 28.01.2013 № 17п и утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Сопровождается СЗВ-6-4 описью по новой форме АДВ-6-5.
Пенсионный фонд пошел по пути оптимизации документооборота с плательщиками страховых взносов и заменил три старые отчетные формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 и СЗВ-6-3 одним документом по форме СЗВ-6-4, объединяющим их содержание. Если в квартальных формах СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 отражались сведения о начисленных и уплаченных взносах на ОПС и страховом стаже, а в годовой форме СЗВ-6-3 – сведения о сумме выплат и вознаграждений, начисляемых в пользу работника, то в форме СЗВ-6-4, подаваемой ежеквартально, содержатся все эти сведения.
Новая отчетная форма имеет свои плюсы для страхователей: заполнять один документ вместо трёх разных удобнее и быстрее. Так проще производить сверку расчетов как внутри СЗВ-6-4, так и с данными РСВ-1. С другой стороны, готовить данные о начисленных работникам выплатах организациям теперь придется чаще: не раз в год, а раз в квартал.
Обращаем внимание на то, что СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3 и опись к ней по форме АДВ-6-4 отменяются лишь для подачи исходных сведений за отчетные периоды с 1 января 2013 года, а для представления корректирующих и отменяющих сведений за 2012 год и более ранние периоды сохраняются. В частности, при необходимости в 2013 году подать корректировку за 2012 год нужно сформировать документы персонифицированного учета с исходными данными за текущий период по формам СЗВ-6-4, АДВ-6-5, а с корректирующими сведениями за прошедший период – по старым формам, и подать эти документы вместе (п. 71 и 72 Постановления Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п).
В программе «Баланс-2W» можно подготовить отчетность в ПФР по новым формам СЗВ-6-4 и АДВ-6-5 за 1 квартал 2013 года. При формировании пакета индивидуальных сведений выбор актуальных отчетных форм программа осуществляет автоматически – от пользователя требуется лишь задать тип сведений (исходная, корректирующая или отменяющая) и период, за который создается комплект отчетности. Программа сама откроет для заполнения необходимые формы.
Заполняем СЗВ-6-4
В СЗВ-6-4 появился новый реквизит «Регистрационный номер ПФР в корректируемый период», предназначенный для заполнения теми страхователями, которые перешли из одного УПФР в другое. Понадобится этот реквизит не раньше отчетности за 2 квартал 2013 года. Заполняется он только при подаче корректирующих или отменяющих сведений.
Адрес для направления информации о состоянии лицевого счета в индивидуальных сведениях больше указывать не нужно, так как с 2013 года Пенсионный фонд прекратил рассылку выписок о состоянии лицевых счетов (пп. а п. 2 ст. 1 Федерального закона от 03.12.2012 № 242-ФЗ). Узнать о состоянии своего лицевого счета, как сообщает ПФР, застрахованное лицо теперь сможет с помощью Портала госуслуг, либо обратившись в банк, заключивший соглашение с Пенсионным фондом, или в отделение ПФР.
При формировании пакета индивидуальных сведений необходимо по каждому работнику отметить, по какому договору он оформлен, трудовому или гражданско-правовому. Для каждого типа договора и каждого кода категории застрахованного лица сведения по форме СЗВ-6-4 должны формироваться отдельными пачками согласно п. 78 Постановления Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п.
В разделе «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица» графа «Входящих в базу для начисления страховых взносов, превышающую предельную» заполняется только по следующим категориям застрахованных лиц: НР, ВПНР и ВЖНР. По всем остальным категориям застрахованных лиц данная графа должна оставаться пустой. Это связано с тем, что на сумму, превышающую предельную базу, взносы по тарифу 10% начисляются только при применении основных тарифов, но не пониженных.
Если страхователь заполнил раздел «Сведения о сумме выплат, на которые начислены страховые взносы по дополнительному тарифу», то в разделе «Период работы за последние три месяца» должны быть проставлены соответствующие коды особых условий труда или условий для досрочного назначения пенсии.
Что касается сведений о стаже в разделе «Период работы за последние три месяца», то порядок из заполнения остается прежним. Следует отметить разъяснения Минтруда, которые оно дало в Письме от 27.02.2013 № 17-4/342 относительно начисления страховых взносов по работникам, являющимся временно пребывающими в РФ иностранными гражданами. Такие лица приобретают статус застрахованных, если срок договора или нескольких договоров, заключенных с ними работодателем, в общей сложности превышает 6 месяцев в году. За те месяцы, в которых временно пребывающие иностранные граждане еще не приобрели статус застрахованных лиц, организация с их зарплаты не исчисляет страховые взносы. И, как отметил Минтруд, делает это совершенно правомерно. После того, как общий срок договоров становится больше полугода и начинается начисление взносов по таким работникам, компании придется подать уточненный расчет за периоды работы иностранцев без начисления взносов. Поскольку неуплата взносов в данном случае являлась правомерной, по мнению министерства, оснований для начисления пеней не возникает.
Полный комплект отчетности в ПФР
За 1 квартал 2013 года работодателям нужно подать в Пенсионный фонд следующие отчетные формы: СЗВ-6-4 с описью АДВ-6-5, АДВ-6-2 и РСВ-1.
Напомним, что отчетность в ПФР представляется плательщиками страховых взносов не позднее 15 числа второго месяца, следующего за отчетным кварталом, то есть за 1 квартал весь комплект отчетных форм необходимо сдать до 15 мая.
Страхователи, отчитывающиеся по ТКС, руководствуются технологией обмена электронными документами, утвержденной Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р. Согласно указанному в ней порядку информационного обмена, квитанцию о доставке документов в ПФР страхователь получает в течение 2 рабочих дней с момента их отправки, а протокол контроля сведений о застрахованных лицах, подписанный ЭЦП органа ПФР, в зашифрованном виде – в течение 4 рабочих дней. В то же время в Информации от 20.05.2011 Пенсионный фонд указал совершенно иные сроки: 4 и 6 рабочих дней соответственно. Представить исправленные документы персучета в случае обнаружении ошибок страхователь должен в течение 2 недель со дня их обнаружения. В любом случае, учитывая число праздничных дней в первой половине мая, рекомендуем подготовить и отправить электронную отчетность в ПФР заблаговременно.
Напоминаем также, что после отправки отчетности в Пенсионный фонд из программы «Баланс-2W», которая осуществляется через систему «Контур-Экстерн», файлы отчетности, электронные подписи и подтверждающие отправку электронные документы остаются в программе. Их можно хранить в качестве архива и в дальнейшем при необходимости работать с ними, в том числе с помощью программы «Баланс-2W: Просмотр электронных документов». Посредством данной программы можно просмотреть печатные формы, сведения об ЭЦП, проверить целостность комплекта документов, наличие подтверждающих документов.