Хранение и просмотр электронных документов отчетности
Как Вы храните обычные бумажные документы? Большинство скажет, что бумаги группируются в папках на полках в шкафах. И если нужно какой-то документ найти, то для этого папки подписывают. А если нужно передать документ проверяющему, коллеге, руководителю, аудитору или даже представителю контролирующего органа, то делают их копии.
А как хранят электронные документы программы? Обычно, в базах данных и, если нужно электронные документы куда-то передать, то эти программы сохраняют электронные документы и электронные подписи в файлах. Большинство программ умеют сохранять электронные документы в файлах для их передачи, архивного хранения в электронных папках и работы с ними. Как передавать и хранить файлы, наверное, все догадываются. А вот, как работать с файлами электронных документов? Видимо, с помощью специализированных программ. «Железная логика» - скажите Вы. - «И какие же это программы?» Если речь идет о файлах отчетности в контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР и ФСС России, то это специализированный файл-менеджер «Баланс-2: Просмотр электронных документов». Эта программа «знает» особенности документооборотов с этими органами и требования к форматам файлов отчетности и подтверждающих документов, а также умеет проверять электронные подписи документов. Программа сама распознает назначение файла, независимо от того, из какой программы он был сохранен, и через какого специализированного оператора связи осуществлялась отправка отчетности.
Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» позволяет просматривать в удобном виде:
- электронные документы отчетности, представленные в контролирующие органы, включая ФНС, ФСС и ПФР РФ;
- сведения об ЭЦП, включая лицо, подписавшее документ, дату подписания, сведения об организации, выдавшей сертификат ключа ЭЦП, сроки его действия;
- документы, подтверждающие отправку и их доставку между отправителем и получателем, включая квитанции о получении, протоколы контроля, извещения о вводе в базу данных электронных документов, а также ЭЦП уполномоченных лиц контролирующих органов.
Например, интерес такая программа предоставляет для хранения и работы с файлами отчетности в ПФР, которую страхователи отправляли через систему «Контур-Экстерн», и которые после их отправки на сервере этой системы не хранятся.
Новые возможности данная программа представляет и для банков, которым приходится принимать решения по предоставлению кредитов заемщикам на основании присланной им отчетности. Программа позволит не только просмотреть полученные документы, но и убедиться в целостности комплекта документов, т.е. в том, что в документы не были внесены изменения после того, как они были приняты налоговыми органами.
По мнению экспертов компании «ОВИОНТ ИНФОРМ», программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» существенно повышает доверие пользователей к электронным документам, а также будет полезной при проведении различных проверок. Вы всегда можете предъявить электронные юридически значимые документы проверяющему лицу и, в случае необходимости, распечатать их.
Где найти и как установить программу? Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» входит в дистрибутив программы «Баланс-2W» и устанавливается вместе с ней.
