Преимущества использования расчетов и проверок в программе «Баланс-2W»
Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»
Программа «Баланс-2W» позволяет не только готовить отчетность во все контролирующие органы и осуществлять её отправку по ТКС, но и проводить расчет показателей и всестороннюю проверку формируемого отчета до его отправки. В случае если пользователь готовит отчетность в другой программе, например, в таблицах MS Excel, данные можно легко перенести через буфер обмена в «Баланс-2W», после чего произвести их проверку. В период активной подготовки и сдачи отчетности хотелось бы еще раз напомнить о возможностях программы для проведения расчетов и проверок отчетных документов, которым разработчики традиционно уделяют большое внимание. Ранее такой комплекс функций по аналогии с действиями налогового инспектора, проверяющего декларации, мы называли автоматизированной камеральной проверкой.
Проверка документов в «Баланс-2W» помогает соблюсти требования законодательства в части правил расчета показателей, применения ставок и тарифов, взаимозависимости между показателями. Комплексная проверка проводится с помощью двух основных функций: «Проверить документ» и «Форматно-логический контроль».
До проведения проверки мы рекомендуем всегда пользоваться функцией «Рассчитать документ», с помощью которой автоматически заполняются расчетные ячейки на основе необходимых данных, введенных пользователем в нерасчетные ячейки. Использование данной функции позволяет избежать арифметических ошибок в расчетах, неточностей в результате округления, нарушений законодательно закрепленного порядка вычисления ряда показателей. Несмотря на то, что при необходимости пользователь имеет возможность заполнить расчетные ячейки вручную, отказавшись от результатов автоматического расчета, так делать не рекомендуется, поскольку зачастую это является причиной возникновения ошибок. Перечисленные функции можно вызвать тем способом, которым удобно пользователю: по нажатию на кнопку на панели инструментов или с помощью горячих клавиш: F7 - расчет, F8 проверка по контрольным соотношениям, F9 – форматно-логический контроль формируемого файла .
До применения функции «Рассчитать документ» рекомендуется пользоваться еще одной функцией – «Перенести данные из предыдущего периода», которая обеспечивает сопоставимость показателей отчетности текущего и предыдущего отчетного периода. Эта функция позволяет быстрее подготовить отчет, не тратя время на ручной ввод данных, уже хранящихся в программе, а также избежать возможных ошибок при их вводе. В некоторых декларациях с помощью функции «Перенести данные…» также осуществляется формирование необходимого количества динамических строк и листов декларации - по количеству строк и листов в предыдущем периоде, - что существенно сокращает время на подготовку документа.
Функция «Проверить документ» позволяет проверить правильность вычислений, произведенных в документе, а также контролирует выполнение проверочных соотношений, применяемых налоговыми или другими контролирующими органами. Проверочные соотношения представляют собой логику взаимосвязи между показателями, которая должна соблюдаться, для того чтобы контролирующие органы приняли документ. При этом осуществляется взаимоувязка данных как внутри документа, так и с данными документов прошлых отчетных периодов, а в отдельных случаях и между показателями разнотипных документов
Функция «Форматно-логический контроль» производит проверку файла подготовленного отчета по официально утвержденному формату передачи данных в электронном виде в соответствии с его официальной xsd-схемой. Успешное прохождение отчетом данного вида контроля означает, что он соответствует формальным техническим требованиям приема документов контролирующими органами. Если в ходе проведения проверки по проверочным соотношениям и форматно-логического контроля программа выявит ошибки или неточности, сообщения об этом высветятся в протоколе проверки в нижней части окна программы. После устранения замечаний рекомендуется повторить проведение расчетов и проверок.
Примечательно, что в конце прошлого года в программе была реализована проверка по расширенной xsd-схеме, с учетом правил схемы Schematron, что повысило эффективность проверочных механизмов «Баланс-2W», максимально приблизив их к проверкам в налоговом органе.
Напоминаем, что осознанное использование описанных выше возможностей программы позволяет ее пользователям сдавать отчеты с первого раза.